|
Akty prawne M.P.86.4.31 ZARZĄDZENIE NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH z
dnia 25 lutego 1986 r. w
sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych. (M.P. z dnia 28 lutego 1986 r.) Na
podstawie § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i
Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i
kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216) zarządza się,
co następuje: § 1. 1. Państwowe
jednostki organizacyjne, zwane dalej "jednostkami organizacyjnymi",
w których zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173), zwanej dalej
"ustawą", działają archiwa zakładowe, przekazują materiały
archiwalne do archiwów państwowych w trybie określonym w niniejszym
zarządzeniu. 2. Archiwa
państwowe o charakterze centralnym przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych
wymienionych w art. 25 ust. 2 ustawy. 3. Archiwa
państwowe nie mające charakteru centralnego
przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych mających siedzibę na
obszarze działania danego archiwum państwowego, z wyłączeniem jednostek, o
których mowa w ust. 2. Zasięg terytorialny archiwów państwowych nie mających
charakteru centralnego określa załącznik nr 1. § 2. 1. O
zamiarze przekazania materiałów archiwalnych jednostka organizacyjna
powiadamia właściwe archiwum państwowe, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa
egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez kierownika jednostki
organizacyjnej, sporządzonego według wzoru określonego w załączniku nr 2. 2. Przed
przejęciem materiałów archiwalnych archiwum państwowe sprawdza stan oraz
prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych przeznaczonych do
przekazania. 3. Archiwum
państwowe może, w razie nieuporządkowania
materiałów archiwalnych w sposób określony w § 4, odmówić ich przejęcia i
zażądać dokonania odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich
wykonania. § 3. 1. Przekazanie
materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie protokołu
zdawczo-odbiorczego. 2. Archiwum
państwowe określa w porozumieniu z zainteresowaną jednostką organizacyjną
termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych. 3. Koszty
przekazania materiałów archiwalnych ponosi jednostka organizacyjna
przekazująca te materiały. § 4. 1. Porządkowanie
materiałów archiwalnych polega na prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz
teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz
technicznym zabezpieczeniu. 2. Materiały
archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek zgodnie z obowiązującą w danej
jednostce organizacyjnej instrukcją kancelaryjną, to jest w kolejności spraw,
a w ramach sprawy - chronologicznie. Poszczególne strony powinny być
opatrzone kolejną numeracją. 3. Opisanie
materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na każdej teczce: 1) nazwy
jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której dane materiały
powstały, 2) symbolu
klasyfikacyjnego według wykazu akt, 3) tytułu
teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i informacji o
rodzaju materiałów archiwalnych, 4) rocznych
dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu, 5) sygnatury
teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w
spisie, 6) symbolu
kwalifikacyjnego materiałów - kategoria A, 7) liczby
stron w teczce. 4. Nadanie
materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze
strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w
którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych
według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt. 5. Sporządzenie
ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie
zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 2 ust. 1, wypełnionym pismem
maszynowym, w kolejności zgodnej z nadanym im układem. § 5. 1. Spis
zdawczo-odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa
przeznaczone są dla archiwum państwowego, a jeden dla jednostki
organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne. 2. Archiwum
państwowe może polecić sporządzenie dodatkowej ewidencji, zwłaszcza w formie
inwentarza kartkowego lub skorowidza. 3. Do
spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do
przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące
zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą
przekazywane materiały archiwalne. 4. W
razie przekazywania materiałów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której
działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć: 1) podstawowe
dane dotyczące organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w
ujęciu chronologicznym, 2) spis
materiałów archiwalnych, dla których nie upłynął 25-letni okres
przechowywania, przekazanych jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i
funkcje danej jednostki organizacyjnej. § 6. Przekazywane
materiały archiwalne należy: 1) umieścić
w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed
uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym, 2) przesznurować
w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych, 3) spakować
w paczki zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki i komórki organizacyjnej
oraz sygnaturami teczek. § 7. Szczegółowe
zasady porządkowania materiałów archiwalnych stanowiących dokumentację
techniczną, statystyczną, geologiczną, kartograficzną i geodezyjną oraz fono- i fotograficzną określają odrębne przepisy. § 8. Przepisy
zarządzenia mają także zastosowanie przy przejmowaniu przez archiwa państwowe
materiałów archiwalnych, które wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego na
zasadach określonych w art. 44 ustawy. § 9. Traci
moc zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 13 sierpnia
1958 r. w sprawie zasad przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych (Monitor Polski Nr 73, poz. 432). § 10. Zarządzenie
wchodzi w życie z dniem ogłoszenia. Załącznik
nr 1 TERYTORIALNY
ZASIĘG DZIAŁANIA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH Archiwum państwowe w; Województwo Warszawie; - stołeczne warszawskie, ciechanowskie, ostrołęckie, skierniewickie Białymstoku; - białostockie, łomżyńskie Bydgoszczy; - bydgoskie Częstochowie; - częstochowskie Elblągu z siedzibą w Malborku; - elbląskie Gdańsku; - gdańskie Jeleniej Górze; - jeleniogórskie Kaliszu; - kaliskie Katowicach; - katowickie, bielskie Kielcach; - kieleckie, tarnobrzeskie Krakowie; - krakowskie, nowosądeckie, tarnowskie Koszalinie; - koszalińskie Lesznie; - leszczyńskie Lublinie; - lubelskie, bialskopodlaskie, chełmskie Łodzi; - łódzkie, sieradzkie Olsztynie; - olsztyńskie Opolu; - opolskie Piotrkowie Trybunalskim; - piotrkowskie Poznaniu; - poznańskie, pilskie, konińskie Płocku; - płockie Przemyślu; - przemyskie Radomiu; - radomskie Rzeszowie; - rzeszowskie, krośnieńskie Siedlcach; - siedleckie Słupsku; - słupskie Suwałkach; - suwalskie Szczecinie; - szczecińskie, gorzowskie Toruniu; - toruńskie, włocławskie Wrocławiu; - wrocławskie, legnickie, wałbrzyskie Zamościu; - zamojskie Zielonej Górze z siedzibą w Starym
Kisielinie ; - zielonogórskie |