|
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY
z dnia 12 maja 2003 r.
w sprawie warunków przechowywania
dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
(Dz. U. Nr 98,
poz. 901)
Na podstawie art. 51n ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o
narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z
2002 r. Nr 171, poz. 1396 i Nr 241, poz. 2074) zarządza się, co następuje:
§ 1. Rozporządzenie określa warunki przechowywania
dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie
przechowywania, zwanej dalej "dokumentacją", przez podmioty
prowadzące działalność w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji.
§ 2. Budynki, w których jest przechowywana dokumentacja,
powinny:
1) być sytuowane na gruncie:
a) suchym,
b) niegrożącym osunięciem,
c)
położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników
wodnych;
2) posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i
ratowniczych.
§ 3. Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji:
1) nie może być zawilgocone oraz znajdować się w
nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku;
2) powinno być:
a)
wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację
sygnalizacyjno-alarmową,
b)
zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w
inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.
§ 4. Przez pomieszczenia, w których jest
przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe,
kanalizacyjne i gazowe.
§ 5. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana
dokumentacja:
1) nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż
bezpośrednio związane z jej przechowywaniem;
2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających
formaldehyd, ksylen lub toluen.
§ 6. 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana
dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać warunki
wilgotności i temperatury określone w załączniku do rozporządzenia.
2. Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie
kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane.
3. Dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być
chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami
powodowanymi przez owady i gryzonie.
§ 7. 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana
dokumentacja, jako źródła światła sztucznego należy używać świetlówek o
obniżonej emisji promieniowania UV. Maksymalne natężenie światła nie może
przekraczać 200 luksów.
2. W
pomieszczeniach, o których mowa w ust. 1, należy eliminować światło
słoneczne, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed
promieniowaniem UV.
§ 8. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia
ogłoszenia.
WARUNKI WILGOTNOŚCI I TEMPERATURY, JAKIE NALEŻY UTRZYMYWAĆ W
POMIESZCZENIACH, W KTÓRYCH JEST PRZECHOWYWANA DOKUMENTACJA WYTWORZONA NA
NOŚNIKU PAPIEROWYM
|
Temperatura (°C)
|
Wilgotność względna
|
|
poziom (°C)
|
wahania w ciągu 24 godz. (°C)
|
poziom %
|
wahania w ciągu 24 godz. (%)
|
|
14-20°C
|
±2°C
|
45-60%
|
±5%
|
|