Akty prawne

Dz.U.98.136.884

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 26 października 1998 r.

w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów.

(Dz. U. z dnia 7 listopada 1998 r.)

Na podstawie art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz. 180, z 1988 r. Nr 19, poz. 132, z 1989 r. Nr 29, poz. 154, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, z 1995 r. Nr 83, poz. 417 i z 1998 r. Nr 117, poz. 757) zarządza się, co następuje:

§ 1. Akty urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządza się według wzorów stanowiących odpowiednio załączniki nr 1, 2 i 3 do rozporządzenia.

§ 2. 1. Akt stanu cywilnego może być sporządzony pismem ręcznym, maszynowym lub przy wykorzystaniu systemu komputerowego.

2. Akt stanu cywilnego powinien być sporządzony starannie i czytelnie; pisownia poszczególnych wyrazów nie może budzić wątpliwości i powinna być zgodna z obowiązującą normą ortograficzną, z wyjątkiem pisowni nazwisk, która może uwzględniać również pisownię tradycyjną, używaną przez osobę noszącą określone nazwisko, z zastrzeżeniem § 4 ust. 1.

3. W akcie stanu cywilnego nazwiska i imiona osób oraz nazwy miejscowości wpisuje się w pełnym brzmieniu bez skrótów. Przy wpisywaniu nazw urzędów, instytucji i aktów prawnych można posługiwać się powszechnie przyjętymi skrótami.

4. Akt zgonu osoby o nie ustalonej tożsamości sporządza się na druku ustalonym dla aktu zgonu, wpisując w poszczególne rubryki aktu dane, o których mowa w art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz. 180, z 1988 r. Nr 19, poz. 132, z 1989 r. Nr 29, poz. 154, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, z 1995 r. Nr 83, poz. 417 i z 1998 r. Nr 117, poz. 757), zwanej dalej "ustawą", po wykreśleniu rubryk aktu, w których z braku danych nie można dokonać wpisów.

5. Pomyłki powstałe przy sporządzaniu aktu stanu cywilnego wykreśla się linią ciągłą w sposób umożliwiający odczytanie wyrazu wykreślonego; prawidłowe brzmienie wyrazu wykreślonego wpisuje się w rubryce "uwagi".

§ 3. 1. Akt stanu cywilnego oznacza się kolejnym numerem oddzielnie dla każdego rodzaju aktu.

2. Numerację aktów stanu cywilnego rozpoczyna się na początku roku kalendarzowego od numeru 1 i kończy numerem nadanym ostatniemu aktowi w danym roku kalendarzowym. Kolejność numeracji aktów stosuje się bez względu na liczbę ksiąg stanu cywilnego obejmujących akty danego rodzaju sporządzone w ciągu roku.

§ 4. 1. Nazwiska do aktu stanu cywilnego wpisuje się w pierwszym przypadku liczby pojedynczej, bez zwyczajowo używanych nazwisk z przyrostkami w formie żeńskiej: -owa, -ina, -ówna, -anka.

2. Nazwiska zakończone na: -ski, -cki, -dzki wpisuje się z zachowaniem rodzaju żeńskiego lub męskiego w zależności od tego, czy nazwisko dotyczy kobiety, czy mężczyzny.

3. Nazwisko w postaci przymiotnika wpisuje się do aktu stanu cywilnego z zachowaniem rodzaju żeńskiego lub męskiego w zależności od tego, czy nazwisko dotyczy kobiety, czy mężczyzny, z tym że osoby w oświadczeniu o nazwisku (nazwiskach) składanym bezpośrednio po zawarciu małżeństwa albo przed sporządzeniem przez kierownika urzędu stanu cywilnego zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa mogą wskazać pisownię nazwiska bez uwzględnienia formy właściwej dla rodzaju żeńskiego lub męskiego.

4. Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio przy wyborze nazwiska dla dzieci oraz przy wpisywaniu zagranicznych aktów stanu cywilnego, dotyczących obywateli polskich, do polskich ksiąg stanu cywilnego.

§ 5. 1. Datę urodzenia, zawarcia małżeństwa lub zgonu wpisuje się do aktu stanu cywilnego i odpisu aktu stanu cywilnego słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności: dzień, miesiąc, rok.

2. Datę sporządzenia odpisu aktu stanu cywilnego wpisuje się cyframi arabskimi, w kolejności, jak w ust. 1. Inne daty wpisuje się w aktach stanu cywilnego cyframi arabskimi, z tym że nazwy miesięcy wpisuje się słownie.

§ 6. 1. Akt stanu cywilnego podpisują osoby zgłaszające urodzenie lub zgon, osoby zawierające małżeństwo lub ich pełnomocnicy, świadkowie, a także biegły lub tłumacz, jeżeli akt został sporządzony z ich udziałem.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli zgłaszającym urodzenie lub zgon jest szpital lub inny zakład.

3. Kierownik urzędu stanu cywilnego podpisuje akt stanu cywilnego niezwłocznie po jego sporządzeniu i pod podpisem odciska pieczątkę ze swoim imieniem i nazwiskiem.

4. Jeżeli akt stanu cywilnego sporządza wójt, burmistrz (prezydent) albo zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego, pod podpisem odciska pieczątkę z imieniem, nazwiskiem oraz pełnioną funkcją.

§ 7. 1. W akcie stanu cywilnego sporządzonym na podstawie decyzji administracyjnej, orzeczenia sądu lub protokołu wpisuje się w rubryce "uwagi" stosowną adnotację.

2. Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu, jak również w rubryce "uwagi", zakreśla się po sporządzeniu aktu stanu cywilnego w sposób uniemożliwiający dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów.

§ 8. 1. W wypadkach, o których mowa w art. 41 ust. 1 ustawy, sporządza się kserokopię odpisu aktu stanu cywilnego lub notatkę urzędową informującą o treści aktu zawartej w odpisie, numerze aktu i nazwie urzędu stanu cywilnego, w którym ten akt został sporządzony.

2. W wypadkach, o których mowa w art. 41 ust. 2 i art. 54 ust. 2 ustawy, sporządza się notatkę urzędową informującą o treści aktu stanu cywilnego, stanowiącego podstawę dokonania czynności w zakresie rejestracji stanu cywilnego lub sporządzenia innego aktu stanu cywilnego.

§ 9. Akty stanu cywilnego, ich odpisy i inne dokumenty wystawione w języku obcym, składane kierownikowi urzędu stanu cywilnego w związku z dokonywaniem czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, powinny być składane wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula.

§ 10. 1. Akty stanu cywilnego sporządza się w księgach stanu cywilnego.

2. Akty stanu cywilnego mogą być także sporządzane na luźnych drukach, które łączy się w księgę stanu cywilnego; objętość księgi nie może przekraczać 500 aktów.

§ 11. 1. W księgach stanu cywilnego strony zapisuje się kolejno, nie pozostawiając stron nie zapisanych.

2. Nie zapisane kolejno w księgach stanu cywilnego strony z powodu wad technicznych przekreśla się, wpisując adnotację o przyczynie przekreślenia strony.

§ 12. 1. Księgę stanu cywilnego zamyka się przez wpisanie o tym stosownej adnotacji na następnej stronie księgi po ostatnim sporządzonym akcie stanu cywilnego w danym roku kalendarzowym.

2. Urząd stanu cywilnego, który w danym roku kalendarzowym nie wykorzystał wszystkich stron zawartych w księdze stanu cywilnego, może księgę tę wykorzystywać w latach następnych, nie dłużej jednak niż przez okres 5 lat.

3. W wypadku określonym w ust. 2 wpisuje się na następnej stronie, po ostatnim akcie stanu cywilnego sporządzonym w danym roku kalendarzowym, adnotację o zamknięciu księgi na dany rok oraz adnotację o otwarciu księgi na rok następny.

§ 13. 1. Odpisy zupełne aktu urodzenia, aktu małżeństwa i aktu zgonu sporządza się według wzorów określonych odpowiednio w załącznikach nr 4, 5 i 6 do rozporządzenia, a odpisy skrócone aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu - według wzorów stanowiących odpowiednio załączniki nr 7, 8 i 9 do rozporządzenia.

2. ⁽²⁾ Odpisy aktów stanu cywilnego opatruje się pieczęcią urzędową z wizerunkiem orła w koronie oraz nazwą urzędu stanu cywilnego umieszczoną w otoku pieczęci. Wzór i wymiary pieczęci określają odrębne przepisy.

3. Kierownik urzędu stanu cywilnego może uwierzytelnić fotokopię lub kserokopię odpisu aktu stanu cywilnego na podstawie przedstawionego oryginału odpisu aktu stanu cywilnego.

§ 14. 1. Nazwę miejscowości, w której nastąpiło zdarzenie mające wpływ na stan cywilny osoby i wymagające zarejestrowania, wpisuje się do odpisu aktu stanu cywilnego w brzmieniu aktualnie obowiązującym.

2. Nazwę miejscowości położonej za granicą wpisuje się w akcie stanu cywilnego lub w jego odpisie w pisowni oryginalnej w alfabecie łacińskim. Obok nazwy miejscowości można wpisać w nawiasie nazwę państwa.

3. W razie zmiany nazwy miejscowości, adnotację o tej zmianie wpisuje się w akcie stanu cywilnego w formie wzmianki dodatkowej.

4. Na wniosek osoby zainteresowanej w odpisie skróconym aktu stanu cywilnego obok aktualnego brzmienia nazwy miejscowości wpisuje się w nawiasie nazwę miejscowości wpisaną w akcie w chwili jego sporządzenia.

§ 15. 1. Dla aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu prowadzi się akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, według kolejności ich sporządzania. Akta zbiorowe oznacza się numerem nadanym aktowi stanu cywilnego.

2. Dokumenty złożone kierownikowi urzędu stanu cywilnego do wydania zaświadczenia, o którym mowa w art. 4¹ Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do urzędu stanu cywilnego, w którym sporządzono akt małżeństwa. Dokumenty te podlegają włączeniu do akt zbiorowych danego aktu małżeństwa.

3. Akt zbiorowych nie zamyka się po upływie roku kalendarzowego. Dokumenty mające wpływ na treść lub na ważność aktu stanu cywilnego, po dokonaniu na ich podstawie odpowiednich wpisów w księgach stanu cywilnego, włącza się do akt zbiorowych dotyczących danego aktu stanu cywilnego. Akt zbiorowych nie zszywa się ani nie oprawia w sposób trwały.

4. Dokumenty złożone do akt zbiorowych nie podlegają zwrotowi.

5. Na żądanie sądu lub prokuratora albo na wniosek osoby, która wykaże interes prawny, kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z akt zbiorowych zaświadczenie, odpis lub potwierdzoną kserokopię dokumentów znajdujących się w tych aktach. Na wydanym odpisie lub kserokopii dokumentu zamieszcza się adnotację o celu jego wydania.

§ 16. 1. Do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzi się oddzielne skorowidze alfabetyczne; do skorowidzów wpisuje się nazwisko i imię osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, oraz numer aktu.

2. Skorowidze alfabetyczne prowadzi się dla aktów stanu cywilnego, sporządzonych w danym roku kalendarzowym.

§ 17. 1. Rejestracja stanu cywilnego w urzędach stanu cywilnego może być równocześnie prowadzona w systemie komputerowym. Dane wprowadzone do systemu komputerowego mogą zawierać wyłącznie informacje zgromadzone w aktach stanu cywilnego oraz zaświadczeniach, o których mowa w ustawie.

2. Dane zgromadzone w systemie komputerowym rejestracji stanu cywilnego podlegają ochronie na podstawie odrębnych przepisów.

3. Komputerowy system rejestracji stanu cywilnego oraz przekazywanie danych za pomocą nośników informatycznych lub urządzeń teletransmisji podlega zabezpieczeniom sprzętowym i programowym uniemożliwiającym dostęp osób nieuprawnionych.

4. Niedopuszczalne jest przekazywanie danych z komputerowego systemu rejestracji stanu cywilnego, z wyjątkiem danych przekazywanych do organu gminy właściwego w sprawach ewidencji ludności. Do tego organu mogą być przekazywane wyłącznie dane zawarte w odpisach skróconych aktów stanu cywilnego.

§ 18. 1. Zaświadczenie, o którym mowa w art. 4¹ Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, i zaświadczenie, o którym mowa w art. 8 § 2 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa zawartego w sposób określony w art. 1 § 2 i 3 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 10 do rozporządzenia.

2. Zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa kierownik urzędu stanu cywilnego sporządza w czterech egzemplarzach, z których trzy wydaje nupturientom, celem doręczenia duchownemu.

3. Zaświadczenie stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa duchowny sporządza w trzech egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla kierownika urzędu stanu cywilnego sporządzającego akt małżeństwa, drugi - dla małżonków, a trzeci pozostawia się w aktach jednostki organizacyjnej kościoła lub związku wyznaniowego, w której zawarto małżeństwo.

§ 19. Zaświadczenie, o którym mowa w art. 71 ustawy, stwierdzające, że obywatel polski lub zamieszkały w Polsce cudzoziemiec nie mający obywatelstwa żadnego państwa, zamierzający zawrzeć małżeństwo za granicą, może zgodnie z prawem polskim zawrzeć małżeństwo, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 11 do rozporządzenia.

§ 20. Protokół, o którym mowa w art. 59 ustawy, stwierdzający złożenie przez przyszłych małżonków oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego poza lokalem urzędu stanu cywilnego, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 12 do rozporządzenia.

§ 21. Protokół, o którym mowa w art. 60 ustawy, stwierdzający złożenie przez przyszłych małżonków oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński przed konsulem, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 13 do rozporządzenia.

§ 22. 1. Księgi stanu cywilnego przechowuje się w archiwum urzędu stanu cywilnego stanowiącym pomieszczenie zapewniające należyte ich zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich.

2. Pomieszczenie, w którym są przechowywane księgi stanu cywilnego, powinno być wyposażone w odpowiedni sprzęt przeciwpożarowy oraz w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza.

3. Księgi stanu cywilnego poddaje się, w razie potrzeby, konserwacji.

§ 23. Za należyte przechowywanie, zabezpieczenie i konserwację ksiąg stanu cywilnego odpowiedzialny jest wójt, burmistrz (prezydent) oraz kierownik urzędu stanu cywilnego.

§ 24. Do sprawowania kontroli prawidłowości sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, należytego ich zabezpieczenia przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich uprawniony jest wojewoda.

§ 25. Przepisy dotyczące sposobu przechowywania, zabezpieczenia i kontroli ksiąg stanu cywilnego stosuje się odpowiednio do akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego i skorowidzów alfabetycznych.

§ 26. 1. Odpisy ksiąg stanu cywilnego (wtóropisy), sporządzone przed dniem wejścia w życie ustawy, przechowuje się w dotychczasowym miejscu.

2. Do odpisów ksiąg stanu cywilnego, o których mowa w ust. 1, stosuje się przepisy § 22 ust. 2 i 3, § 23 i § 28 ust. 1 i 2.

§ 27. 1. Księgi stanu cywilnego z obszaru, który na mocy umowy z dnia 16 sierpnia 1945 r. o polsko-radzieckiej granicy państwowej pozostał w granicach ZSSR, przechowuje Urząd Stanu Cywilnego właściwy dla miasta stołecznego Warszawy - Oddział Śródmieście.

2. Akty stanu cywilnego, odtworzone w postępowaniu sądowym w okresie od dnia 28 października 1947 r. do dnia 30 kwietnia 1952 r., przechowuje Urząd Stanu Cywilnego właściwy dla dzielnicy Łódź-Śródmieście.

3. Akty stanu cywilnego, odtworzone w postępowaniu sądowym w okresie od dnia 1 maja 1952 r. do dnia 30 września 1954 r., przechowują urzędy stanu cywilnego ówczesnych miast wojewódzkich.

§ 28. 1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje właściwym archiwom państwowym księgi stanu cywilnego wraz z aktami zbiorowymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi stanu cywilnego.

2. Zasady przekazywania ksiąg stanu cywilnego do archiwów państwowych określają odrębne przepisy.

3. Księgi stanu cywilnego, o których mowa w § 27 ust. 1, przekazuje się do Archiwum Głównego Akt Dawnych.

§ 29. ⁽³⁾ Od dnia 1 stycznia 2000 r. odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego oraz zaświadczenia, których wzory zostały określone w załącznikach nr 4-11 do rozporządzenia, będą sporządzane wyłącznie na drukach zawierających znak wodny z wizerunkiem orła w koronie.

§ 30. Traci moc rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 14 lutego 1987 r. w sprawie zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, prowadzenia i kontroli ksiąg stanu cywilnego, ich przechowywania oraz zabezpieczania (Dz. U. Nr 7, poz. 43).

§ 31. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 15 listopada 1998 r.