Akty prawne

 

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY

z dnia 16 września 2002 r.

w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

(Dz. U. Nr 167, poz. 1375)

Na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 141, poz. 943, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 155, poz. 1016, z 2000 r. Nr 48, poz. 546 i Nr 120, poz. 1268, z 2001 r. Nr 76, poz. 806 oraz z 2002 r. Nr 74, poz. 676) zarządza się, co następuje:

§ 1. Dokumentacja wytwarzana i gromadzona przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą", dzieli się na:

1) materiały archiwalne - wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;

2) dokumentację niearchiwalną - inną dokumentację, niestanowiącą materiałów archiwalnych.

§ 2. Sposób oznaczania kategorii dokumentacji, o której mowa w § 1, ze względu na okresy jej przechowywania określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

§ 3. 1. Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania, wytwarzanej i gromadzonej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, zawierają jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej "wykazami akt".

2. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw.

3. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, wprowadzają:

1) ministrowie i inne centralne organy państwowe dla urzędów ich obsługujących oraz kierownicy centralnych państwowych jednostek organizacyjnych - w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych;

2) niewymienione w pkt 1 organy administracji publicznej i kierownicy niewymienionych w pkt 1 jednostek organizacyjnych - w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.

4. W uzasadnionych przypadkach podmioty, o których mowa w ust. 3 pkt 1, mogą wprowadzić wykaz akt dla nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych, w trybie określonym w ust. 3 pkt 1.

5. Przykładowy wykaz akt typowych dla organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych, służący za podstawę ustalenia wykazu akt, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

6. Jednostki organizacyjne inne niż państwowe, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stosują przykładowy wykaz akt typowych, o których mowa w ust. 5, odpowiednio oraz wprowadzają w trybie, o którym mowa w ust. 3 i 4.

§ 4. 1. Dokumentacja niearchiwalna, o której mowa w § 1, podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego we właściwym wykazie akt.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, następuje na podstawie zgody.

§ 5. 1. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 4 ust. 3, może być:

1) jednorazowa;

2) generalna - dla całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części.

2. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 1, wyraża dyrektor miejscowo właściwego archiwum państwowego.

3. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

4. Generalna zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przechowywanej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w których działają archiwa zakładowe, może być wyrażona wówczas, gdy materiały archiwalne tam przechowywane są uporządkowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, o której mowa w art. 6 ust. 2 ustawy.

§ 6. 1. Wnioski o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, składają dyrektorowi miejscowo właściwego archiwum państwowego.

2. Miejscowo właściwym archiwum państwowym, o którym mowa w ust. 1, jest:

1) dla państwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujących działalnością obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie - właściwe archiwum państwowe o charakterze centralnym;

2) dla państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów i jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego niewymienionych w pkt 1 - archiwum państwowe właściwe ze względu na ich siedzibę.

§ 7. 1. Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się:

1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;

2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia, albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.

2. Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1, sporządza komisja powołana przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w której skład wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe lub składnica akt, osoba kierująca lub prowadząca archiwum zakładowe albo składnicę akt oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu.

3. W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, organ lub kierownik jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 2, zwraca się do miejscowo właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.

§ 8. 1. Wniosek o wyrażenie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej powinien zawierać uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, w szczególności stwierdzenie prawidłowego uporządkowania materiałów archiwalnych oraz określenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu w ramach uzyskanej zgody.

2. Jednostki organizacyjne, które uzyskały zgodę generalną na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przeprowadzają czynności brakowania w trybie określonym w § 7 ust. 2.

§ 9. Jednostki organizacyjne przechowują w archiwum zakładowym lub w składnicy akt dokumenty brakowania, o których mowa w § 7 ust. 1, wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokółami jej zniszczenia.

§ 10. 1. Jednostki organizacyjne przekazują materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Termin określony w ust. 1 nie dotyczy:

1) ksiąg stanu cywilnego, skorowidzów do tych ksiąg, akt i innych dokumentów stanu cywilnego, akt sądowych oraz innych materiałów archiwalnych, których okres przechowywania w archiwach zakładowych określony jest odrębnymi przepisami;

2) materiałów archiwalnych, których gromadzenie i przechowywanie Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych powierzył właściwym jednostkom organizacyjnym;

3) materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 32 ustawy.

§ 11. 1. W przypadku ustania działalności organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy:

1) materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, z tym że materiały archiwalne, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, a które są niezbędne do działalności organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, przekazuje się temu organowi lub jednostce;

2) dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.

2. W przypadku braku następcy prawnego, dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną, której okres przechowywania nie upłynął, przekazuje się rzeczowo właściwemu organowi administracji rządowej.

3. Dokumentację niearchiwalną, wytworzoną i zgromadzoną przez pozostałe jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, przekazuje się odpłatnie na przechowywanie instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. W takim przypadku likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki finansowe. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresu przechowywania dokumentacji.

§ 12. 1. Archiwa państwowe o charakterze centralnym przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 25 ust. 2 ustawy.

2. Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych mających siedzibę na obszarze działania archiwum państwowego, z wyłączeniem jednostek, o których mowa w ust. 1.

§ 13. 1. Kierownik jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, powiadamia o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych dyrektora właściwego archiwum państwowego, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego według wzoru określonego w załączniku nr 6 do rozporządzenia, podpisanego przez kierownika jednostki organizacyjnej.

2. Przed przejęciem materiałów archiwalnych dyrektor archiwum państwowego sprawdza stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych.

3. Dyrektor archiwum państwowego może, w przypadku nieuporządkowania materiałów archiwalnych w sposób określony w § 15, odmówić ich przejęcia do czasu dokonania odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich wykonania.

4. Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w ust. 1.

5. Dyrektor archiwum państwowego określa w porozumieniu z zainteresowaną jednostką organizacyjną termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych.

6. Koszty związane z przygotowaniem i konserwacją materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi jednostka organizacyjna przekazująca materiały.

§ 14. 1. Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.

2. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją.

3. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdej teczki:

1) nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której materiały powstały;

2) znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w jednostce organizacyjnej;

3) tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w danej jednostce organizacyjnej, i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych, znajdujących się w teczce;

4) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego w teczce;

5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym;

6) symbolu kwalifikacyjnego materiałów archiwalnych (kategoria A);

7) liczby stron w teczce.

4. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt jednostki organizacyjnej.

5. Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 13 ust. 1, wypełnionym pismem maszynowym lub techniką elektroniczną, w kolejności zgodnej z nadanym im układem. W przypadku sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego techniką elektroniczną, jego zapis przekazuje się archiwum państwowemu w postaci wydruku i na nośniku elektronicznym w formacie określonym przez dyrektora archiwum państwowego.

§ 15. 1. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla archiwum państwowego, a jeden dla jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne.

2. W przypadku konieczności sporządzenia dodatkowej ewidencji, dyrektor archiwum państwowego określa jej formę. W szczególności ewidencja może być sporządzona w formie inwentarza lub skorowidza i wykonana także techniką elektroniczną.

3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.

4. W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć:

1) podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym;

2) spis materiałów archiwalnych, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, przekazanych jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.

§ 16. Przekazywane materiały należy:

1) przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych;

2) umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym;

3) zapakować w pudła lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek lub innych materiałów archiwalnych.

§ 17. Materiały archiwalne stanowiące dokumentację techniczną, statystyczną, geologiczną, kartograficzną i geodezyjną, fonograficzną i fotograficzną oraz utrwaloną na innych nośnikach należy uporządkować i przygotować do przekazania w sposób uzgodniony z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

§ 18. Przepisy § 13-17 stosuje się odpowiednio przy przejmowaniu przez archiwa państwowe materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 44 ustawy.

§ 19. Traci moc rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 1984 r. Nr 41, poz. 216).

§ 20. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Minister Kultury: W. Dąbrowski

 

Załączniki do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. (poz. 1375)

SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNYCH DOKUMENTACJI

1. Symbolem "A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

2. Symbolem "B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:

1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;

2) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;

3) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwalne.

 

 

PRZYKŁADOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH

Tytuł klas I i II rzędu

0 Zarządzanie

00 Organy kolegialne

01 Organizacja

02 Akty normatywne. Pomoc prawna

03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka

04 Informatyka

05 Skargi i wnioski

06 Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja

07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi

08 Współpraca z zagranicą

09 Kontrole

1 Kadry

10 Ogólne zasady pracy i płac

11 Zatrudnienie

12 Ewidencja osobowa

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy

14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

15 Metody pracy

16 Dyscyplina pracy

17 Sprawy socjalno-bytowe

18 Ubezpieczenia osobowe

2 Środki rzeczowe

20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi

21 Typizacja i normalizacja

22 Inwestycje i remonty (kapitalne)

23 Administracja nieruchomości

24 Gospodarka materiałowa

25 Źródła zaopatrzenia

26 Transport i łączność

27 Gospodarka energetyczna

28 Ochrona zakładu pracy (mienia)

29 Ochrona środowiska

3 Ekonomika

30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe

31 Finanse, księgowość

32 Księgowość finansowa

33 Rozliczenia płac

34 Księgowość materiałowo-towarowa

35 Koszty i ceny

36 Fundusze specjalne

37 Inwentaryzacja

 

 

Kategorie dokumentacji

 

merytorycznej* w komórce organizacyjnej jednostki organizacyjnej

w innych komórkach

Symbole klasyfikacyjne

Hasła klasyfikacyjne

tworzącej państwowy zasób archiwalny

nietworzącej państwowego zasobu archiwalnego

 

Uwagi

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

 

 

 

ZARZĄDZANIE

 

 

 

 

 

00

 

 

Organy kolegialne

 

 

 

 

 

 

000

 

Organy uchwałodawcze

 

 

 

Dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki

 

 

 

0000

Posiedzenia

A

B25

Bc

Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty1, głosy w dyskusji, inne wystąpienia2, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał

 

 

 

0001

Materiały na posiedzenia

A

B25

Bc

Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia

 

 

001

 

Organy zarządzające i wykonawcze

 

 

 

Jak przy klasie 000

 

 

 

0010

Posiedzenia

A

B25

Bc

Jak przy klasie 0000

 

 

 

0011

Materiały na posiedzenia

A

B25

Bc

Jak przy klasie 0001

 

 

002

 

Komisje własne (stałe i doraźne)

A

B25

Bc

Jak przy klasie 000 Skład, protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty

 

 

003

 

Komisje międzyresortowe i międzyzakładowe

A

B25

Bc

Jak przy klasie 002

Do kategorii A kwalifikuje się materiały w tej jednostce organizacyjnej, przy której działa sekretariat danej komisji, w pozostałych jednostkach - tylko własne opracowania i teksty wystąpień na posiedzeniach oraz sprawozdania i relacje z przebiegu obrad

 

 

004

 

Zjazdy, konferencje itp.

A

B25

Bc

Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał

 

 

005

 

Udział w obcych organach kolegialnych

A

B25

Bc

Własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania

 

 

006

 

Narady pracownicze

A

B25

Bc

Protokoły, sprawozdania, wnioski

 

 

007

 

Rady pracownicze i inne

A

B25

Bc

Jak przy klasie 006

 

 

008

 

Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych

Bc

Bc

Bc

Korespondencja operatywna

 

01

 

 

Organizacja

 

 

 

 

 

 

010

 

Podstawy prawne działania własnej jednostki organizacyjnej

A

B25

Bc

Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, branżowe itp. dotyczące bezpośrednio działania własnej jednostki, m.in. akty erekcyjne

 

 

011

 

Podstawy prawne działania jednostek podległych

A

B25

Bc

Jak przy klasie 010

 

 

012

 

Organizacja władz i organów nadrzędnych

B5

B5

Bc

Statuty, schematy organizacyjne itp.

 

 

013

 

Organizacja własnej jednostki

A

B25

B5

Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne, księgi służb, zakresy działania, rejestracja własnej jednostki itp.

 

 

014

 

Organizacja jednostek podległych

A

B25

Bc

Jak przy klasie 012 oraz ewidencja jednostek podległych

 

 

015

 

Organizacja innych jednostek

Bc

Bc

Bc

Jak przy klasie 012

 

 

016

 

Organizacja biurowości, archiwum zakładowe, biblioteka

 

 

 

 

 

 

 

0160

Przepisy kancelaryjno-archiwalne

A

B25

B5

Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, instrukcja o obiegu dokumentacji technicznej, kwalifikatory dokumentacji technicznej itp.

 

 

 

0161

Formularze

B5

B5

Bc

Opracowanie wzorów

 

 

 

0162

Wzory odciskowe pieczęci

A

B25

-

 

 

 

 

0163

Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych

Bc

Bc

Bc

 

 

 

 

0164

Ewidencja archiwum zakładowego

A

B25

-

Spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykaz (rejestr, protokoły brakowania i spisy akt wybrakowanych, spisy akt przekazanych do archiwum państwowego)

 

 

 

0165

Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

B5

B5

Bc

 

 

 

 

0166

Udostępnianie akt

B2

B2

-

Zezwolenia, karty udostępnienia

 

 

 

0167

Gromadzenie zbioru bibliotecznego

B5

B5

-

Korespondencja

 

 

 

0168

Ewidencja zbioru bibliotecznego

BE50

B25

-

Księgi inwentarzowe, katalogi. Kwalifikacja zależna od rangi bibliotek. W bibliotekach naukowych - kategoria A

 

 

 

0169

Udostępnianie zbioru bibliotecznego

Bc

Bc

-

 

 

02

 

 

Akty normatywne

 

 

 

 

 

 

 

 

Pomoc prawna

 

 

 

 

 

 

020

 

Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych

B10

B10

Bc

 

 

 

021

 

Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki

A

B25

B5

Komplet podpisanych rozporządzeń, zarządzeń, instrukcji, wytycznych itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. I egz. wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych

 

 

022

 

Interpretacja przepisów prawnych

A

B25

Bc

Wykładnia (interpretacja) własnych aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności

 

 

023

 

Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych

B5

B5

Bc

 

 

 

024

 

Opinie prawne

BE5

B5

-

 

 

 

025

 

Sprawy cywilne

B10

B10

Bc

Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy

 

 

026

 

Sprawy gospodarcze

B3

B3

Bc

 

 

 

027

 

Sprawy karne

B5

B5

Bc

 

 

 

028

 

Sprawy o wykroczenia

B3

B3

Bc

 

 

 

029

 

Sprawy sądowo-administracyjne

B10

B10

Bc

 

 

03

 

 

Planowanie i sprawozdawczość.

Statystyka

 

 

 

Dotyczy określonej gałęzi gospodarki narodowej, branży lub problemu. Dla każdego rodzaju (tematu) planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki

 

 

030

 

Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej)

 

 

 

 

 

 

 

0300

Opracowania zewnętrzne

B5

B5

Bc

Założenia, wskaźniki, instrukcje jednostek nadrzędnych

 

 

 

0301

Opracowania własne

A

B25

Bc

 

 

 

031

 

Prognozowanie i planowanie perspektywiczne

 

 

 

 

 

 

 

0310

Projekty wstępne

B5

B5

Bc

Opracowania własne

 

 

 

0311

Opracowania robocze

B5

B5

Bc

Jak w klasie 0310

 

 

 

0312

Wersja ostateczna

A

B25

Bc

Jak w klasie 0310 oraz decyzje zatwierdzające

 

 

 

0313

Oceny, opinie i uwagi

A

B25

Bc

Jak w klasie 0310

 

 

 

0314

Materiały pomocnicze

A

B10

Bc

Do kategorii A kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe - kategoria B10

 

 

 

0315

Opracowania jednostek podległych

B10

B10

Bc

Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów

 

 

 

0316

Opracowania innych resortów (jednostkowe)

B5

B5

Bc

 

 

 

032

 

Plany i sprawozdania wieloletnie

 

 

 

 

 

 

 

0320

Projekty własne planów (jednostkowe i zbiorcze)

B5

B5

Bc

 

 

 

 

0321

Wersje ostateczne planów własnych

A

B25

Bc

 

 

 

 

0322

Zmiany ustaleń planowych

A

B25

Bc

 

 

 

 

0323

Sprawozdania wieloletnie własne

A

B25

Bc

 

 

 

 

0324

Sprawozdania wieloletnie jednostek podległych

B10

B10

Bc

Jak przy klasie 0315

 

 

 

0325

Sprawozdania zbiorcze

A

B25

Bc

Opracowania etapowe i wersje ostateczne. Opracowania robocze -kategoria B5

 

 

 

0326

Materiały pomocnicze

A

B10

Bc

Do kategorii A kwalifikuje się oceny, wyjaśnienia, meldunki, korespondencję merytoryczną itp., których treść nie znalazła odzwierciedlenia w sprawozdaniach zbiorczych. Pozostałe - kategoria B10

 

 

033

 

Plany i sprawozdania roczne

 

 

 

 

 

 

 

0330

Projekty własne planu

B5

B5

Bc

 

 

 

 

0331

Wersje ostateczne planów własnych (jednostkowe i zbiorcze)

A

B25

Bc

 

 

 

 

0332

Zmiany ustaleń planowych

A

B25

Bc

 

 

 

 

0333

Plany jednostek podległych

B10

B10

Bc

Jak przy klasie 0315

 

 

 

0334

Sprawozdania własne

A

B25

Bc

 

 

 

 

0335

Sprawozdania jednostek podległych

B10

B10

Bc

Jak przy klasie 0315

 

 

 

0336

Sprawozdania zbiorcze

A

B25

Bc

Sprawozdania ostateczne i etapowe, jeżeli nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych. Opracowania robocze - kategoria B5

 

 

 

0337

Materiały pomocnicze

A

B10

Bc

Jak przy klasie 0326

 

 

034

 

Plany operacyjne i sprawozdania z ich realizacji

 

 

 

Miesięczne, kwartalne, półroczne

 

 

 

0340

Opracowania własne

B5

B5

Bc

 

 

 

 

0341

Opracowania jednostek podległych

B2

B2

Bc

 

 

 

 

0342

Opracowania zbiorcze

BE5

B5

Bc

Do kategorii A kwalifikuje się opracowania półroczne lub kwartalne, gdy brak opracowań rocznych

 

 

035

 

Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych

 

 

 

 

 

 

 

0350

Plany pracy

B5

B5

Bc

 

 

 

 

0351

Sprawozdania z działalności

A

B25

Bc

Tylko sprawozdania komórek merytorycznych. Sprawozdania komórek usługowych (administracyjnych, budżetowych itp.) - kategoria B

 

 

036

 

Statystyka

 

 

 

 

 

 

 

0360

Źródłowe materiały statystyczne

BE5

B5

Bc

Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych

 

 

 

0361

Statystyczne opracowania cząstkowe

B2

B2

Bc

 

 

 

 

0362

Statystyczne opracowania końcowe

A

B25

Bc

Własne i zbiorcze

 

 

 

0363

Publikacje statystyczne Głównego Urzędu Statystycznego

Bc

Bc

Bc

 

 

 

037

 

Analizy (kompleksowe i problemowe)

 

 

 

 

 

 

 

0370

Własne

A

B25

Bc

 

 

 

 

0371

Jednostek podległych

B10

B10

Bc

Jak przy klasie 0315

 

 

 

0372

Zbiorcze

A

B25

Bc

 

 

 

 

0373

Materiały pomocnicze (robocze)

A

B10

Bc

Jak przy klasie 0326

 

 

038

 

Analizy wycinkowe

 

 

 

 

 

 

 

0380

Własne

A

B5

Bc

Do kategorii A kwalifikuje się te analizy wycinkowe, które nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym. Pozostałe - kategoria B5

 

 

 

0381

Jednostek podległych

Bc

Bc

Bc

 

 

 

 

0382

Zbiorcze

A

B5

Bc

Jak przy klasie 0380

 

 

039

 

Meldunki i raporty sytuacyjne

BE5

B5

Bc

 

 

04

 

 

Informatyka

 

 

 

 

 

 

040

 

Projektowanie i koordynacja systemów i programów

 

 

 

 

 

 

 

0400

Organizacja projektowania i programowania

A

B25

Bc

Kierunki, tematyka itp (opracowania własne)

 

 

 

0401

Spis systemów i programów

A

B25

Bc

 

 

 

 

0402

Ogólne schematy systemów i podsystemów

A

B25

Bc

 

 

 

 

0403

Oceny systemów i programów

A

B25

Bc

 

 

 

 

0404

Słownik terminów i pojęć

A

B25

Bc

 

 

 

 

0405

Koordynacja systemów resortowych i branżowych

A

B25

Bc

 

 

 

041

 

Bank danych

A

B25

-

 

 

 

042

 

Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów

 

 

 

 

 

 

 

0420

Organizacja wdrażania

A

B25

-

Własne ustalenia

 

 

 

0421

Eksploatacja systemów i wykorzystanie opracowań

A

B25

-

 

 

 

 

0422

Analiza stanu wdrażania, rozpowszechniania i weryfikacji systemów i programów informatycznych

A

B25

Bc

 

 

 

 

0423

Informacje zewnętrzne o tematach opracowywanych lub wdrażanych

B10

B10

Bc

 

 

 

043

 

Przetwarzanie danych

 

 

 

Okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów do celów praktycznych, tj. od ich całkowitego wykorzystania

 

 

 

0432

Wydruki maszyn elektronicznych

BE10

B10

-

Tabulogramy, wydruki statystyczne, wyniki badań - kategoria A

 

 

 

0433

Materiały pomocnicze do tabulogramów

B10

B10

Bc

Instrukcje, wyjaśnienia itp.

 

05

 

 

Skargi i wnioski

 

 

 

 

 

 

050

 

Przepisy własne i ich interpretacja w sprawach załatwiania skarg i wniosków

A

B25

Bc

 

 

 

051

 

Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio

A

B25

Bc

W razie masowości tego typu spraw, do kategorii A kwalifikuje się przykładowo 5-10%

 

 

052

 

Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości

B3

B3

Bc

 

 

 

053

 

Analizy skarg i wniosków

A

B25

Bc

 

 

 

054

 

Rejestry skarg i wniosków

A

B25

-

 

 

06

 

 

Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja

 

 

 

 

 

 

060

 

Prace naukowo-badawcze i popularyzacyjne, opracowania problemowe (monograficzne) własne

 

 

 

 

 

 

 

0600

Metodologia prac

A

B25

Bc

Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne -kategoria B5

 

 

 

0601

Wstępne opracowania robocze

B5

B5

Bc

 

 

 

 

0602

Opracowania etapowe

A

B5

Bc

Do kategorii A kwalifikuje się te opracowania, których treść nie znajduje odzwierciedlenia w opracowaniach końcowych. Pozostałe - kategoria B5

 

 

 

0603

Opracowania końcowe

A

B25

Bc

 

 

 

 

0604

Materiały pomocnicze do opracowań własnych

A

B25

Bc

Ankiety, ekspertyzy itp. Do kategorii A kwalifikuje się te informacje jednostkowe, które nie zostały wykorzystane w opracowaniach syntetycznych. Pozostałe - kategoria B5

 

 

061

 

Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe zewnętrzne

 

 

 

 

 

 

 

0610

Opracowania na zlecenie własnej jednostki

A

B25

Bc

 

 

 

 

0611

Inne opracowania zewnętrzne

B5

B5

Bc

 

 

 

062

 

Opiniowanie prac naukowo-badawczych (własnych i zewnętrznych)

A

B25

Bc

Recenzje, koreferaty, opinie itp.

 

 

063

 

Ewidencja prac naukowo-badawczych

 

 

 

 

 

 

 

0630

Karty dokumentacyjne

B10

B10

-

 

 

 

 

0631

Serwis bibliograficzny

A

B25

-

 

 

 

064

 

Wydawnictwa

 

 

 

 

 

 

 

0640

Program wydawnictw

A

B25

Bc

Badania potrzeb i ustalanie tematyki

 

 

 

0641

 

0642

0643

Materiały powstające w związku z publikowaniem pozycji wydawniczych

Wykonanie poligraficzne

Rozpowszechnianie wydawnictw

A

 

B2

B2

B25

 

B2

B2

-

 

-

-

Tzw. "teki wydawnicze", zawierające dokumentację każdego tytułu (książki, czasopisma itp.): karty wydawnicze, umowy, opracowanie autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, interwencje cenzury, projekty graficzne, opinie o wydanym tytule

 

 

065

 

Informacje własne dla prasy, radia i telewizji

A

B25

Bc

 

 

 

066

 

Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne

 

 

 

 

 

 

 

0660

O działalności własnej

A

B25

-

 

 

 

 

0661

O działalności jednostek podległych

B2

B2

-

 

 

 

067

 

Odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady z kierownictwem i przedstawicielami własnej jednostki organizacyjnej

A

B25

Bc

 

 

 

068

 

Kroniki i monografie

A

B25

Bc

O działalności własnej

 

 

069

 

Wystawy, pokazy, odczyty i inne imprezy

 

 

 

Obejmuje imprezy stałe i okolicznościowe

 

 

 

0690

Imprezy własne

A

B25

Bc

Programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty i ulotki propagandowe, własne nagrania dźwiękowe itp.

 

 

 

0691

Techniczna obsługa wystaw i pokazów

B2

B2

Bc

 

 

 

 

0692

Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych

A

B25

Bc

Do kategorii A zalicza się własne opracowania lub sprawozdania z czynnego uczestnictwa w tych imprezach

 

07

 

 

Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi

 

 

 

Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas

 

 

070

 

Z Sejmem i Senatem

A

B25

Bc

Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów - kategoria A. Pozostałe materiały - kategoria B5

 

 

071

 

Z Kancelarią Prezydenta

A

B25

Bc

Jak przy klasie 070

 

 

072

 

Z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów

A

B25

Bc

Jak przy klasie 070

 

 

073

 

Z ministerstwami i urzędami centralnymi

A

B25

Bc

Jak przy klasie 070

 

 

074

 

Z terenową administracją rządową

A

B25

Bc

Jak przy klasie 070

 

 

075

 

Z organami samorządu terytorialnego

A

B5

Bc

Jak przy klasie 070

 

 

076

 

Z innymi urzędami i instytucjami oraz organizacjami społecznymi i partiami politycznymi

B5

B5

Bc

Jak przy klasie 070

 

 

077

 

Koordynacja branżowa

A

B25

Bc

Programy, umowy, porozumienia i ich realizacja

 

 

078

 

Między komórkami organizacyjnymi własnej jednostki

Bc

Bc

Bc

 

 

 

079

 

Reprezentacja

B2

B2

Bc

Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja kierownictwa jednostki organizacyjnej

 

08

 

 

Współpraca z zagranicą

 

 

 

 

 

 

080

 

Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej

A

B25

Bc

Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne -kategoria B5

 

 

081

 

Umowy wielostronne i dwustronne i ich realizacja

A

B25

Bc

 

 

 

082

 

Wymiana dokumentacji i informacji

A

B25

Bc

 

 

 

083

 

Współpraca wielostronna z organizacjami międzynarodowymi

A

B25

Bc

Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe. Referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski

 

 

084

 

Współpraca dwustronna

 

 

 

Dla każdego kraju zakłada się odrębne teczki

 

 

 

0840

Spotkania kierowników pokrewnych jednostek organizacyjnych

A

B25

Bc

Opracowania i inne materiały do rozmów, protokoły, notatki, sprawozdania

 

 

 

0841

Wspólne przedsięwzięcia

A

B25

Bc

Opracowania, informacje, analizy, korespondencja merytoryczna

 

 

085

 

Zagraniczne wyjazdy służbowe

 

 

 

 

 

 

 

0850

Sprawozdania z wyjazdów

A

B25

Bc

Dotyczy sprawozdań pracowników własnych. Obejmuje również indywidualne instrukcje dla delegowanych i rejestry wyjazdów

 

 

 

0871

Sprawy paszportowo-dewizowe

B5

B5

Bc

 

 

 

086

 

Przyjazdy delegacji zagranicznych

 

 

 

 

 

 

 

0860

Programy pobytu delegacji zagranicznych i sprawozdania z przebiegu rozmów

A

B25

Bc

Obejmuje również rejestr pobytu delegacji zagranicznych

 

 

 

0861

Obsługa delegacji zagranicznych

Bc

Bc

Bc

 

 

09

 

 

Kontrole

 

 

 

 

 

 

090

 

Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli

A

B25

Bc

Przepisy własne

 

 

091

 

Kontrole zewnętrzne własnej jednostki (Najwyższa Izba Kontroli itp.)

 

 

 

Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia

 

 

 

 

 

 

 

 

pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę

 

 

 

0910

Kompleksowe

A

B25

Bc

Obejmujące całokształt działalności kontrolowanej jednostki

 

 

 

0911

Problemowe

A

B25

Bc

Jeśli dotyczą zagadnień merytorycznych, a nie usługowych

 

 

 

0912

Wycinkowe

B5

B5

Bc

 

 

 

 

0913

Doraźne

BE5

B5

Bc

 

 

 

092

 

Kontrole zewnętrzne w jednostkach podległych

B5

B5

Bc

Jak przy klasie 091

 

 

093

 

Kontrole wewnętrzne

B5

B5

Bc

Jak przy klasie 091

 

 

094

 

Kontrole jednostek podległych i nadzorowanych

 

 

 

Jak przy klasie 091

 

 

 

0940

Kompleksowe

A

B25

Bc

Jak przy klasie 0910

 

 

 

0941

Problemowe

A

B25

Bc

Jak przy klasie 0911

 

 

 

0942

Wycinkowe

B5

B5

Bc

 

 

 

 

0943

Doraźne

BE5

B5

Bc

 

 

 

 

0944

Specjalne

BE5

B5

Bc

 

 

 

095

 

Książki kontroli

B5

B5

-

 

1

 

 

 

KADRY

 

 

 

 

 

10

 

 

Ogólne zasady pracy i płac

 

 

 

Dotyczy własnej jednostki i jednostek podległych

 

 

100

 

Układy zbiorowe i zakładowe

A

B25

Bc

 

 

 

101

 

Taryfikatory kwalifikacyjne

A

B25

Bc

 

 

 

102

 

Regulaminy pracy

A

B25

Bc

 

 

 

103

 

Zasady wynagradzania i premiowania

A

B25

Bc

Siatki płac, stawek, dodatki itp.

 

11

 

 

Zatrudnienie

 

 

 

 

 

 

110

 

Zapotrzebowanie i werbunek pracowników

B2

B2

Bc

Oferty kandydatów - kategoria Bc

 

 

111

 

Zwalnianie pracowników

B2

B2

Bc

Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 120)

 

 

112

 

Opinie o pracownikach

B5

B5

-

Jak przy klasie 111

 

 

113

 

Rozmieszczenie pracowników

Bc

Bc

-

Przeniesienia, zastępstwa itp.

 

 

114

 

Zatrudnianie specjalnych kategorii pracowników

B2

B2

-

Kobiet, młodocianych, inwalidów, rencistów, absolwentów szkół itp.

 

 

115

 

Wykazy etatów

A

B25

-

Zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych i jednostek podległych

 

 

116

 

Prace zlecone

 

 

 

Umowy o prace zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych

 

 

 

1160

ze składką na ZUS

B50

B50

-

 

 

 

 

1161

bez składki na ZUS

B5

B5

-

 

 

 

117

 

Nagrody, odznaczenia, kary

 

 

 

 

 

 

 

1170

Nagrody

B10

B10

-

Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych (klasa 120)

 

 

 

1171

Odznaczenia państwowe

B5

B5

-

Wnioski

 

 

 

1172

Odznaczenia własne

BE5

B5

-

 

 

 

 

1173

Kary

B5

B5

-

 

 

 

118

 

Wojskowe sprawy pracowników

B5

B5

-

 

 

12

 

 

Ewidencja osobowa

 

 

 

 

 

 

120

 

Akta osobowe

BE50

B50

-

Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, akty mianowania, umowę o pracę, jej zmianę, odpisy akt stanu cywilnego i z przebiegu pracy (awanse, odznaczenia), świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji

 

 

121

 

Pomoce ewidencyjne do akt osobowych

B50

B50

-

Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne itp.

 

13

 

 

Bezpieczeństwo i higiena pracy

 

 

 

 

 

 

130

 

Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy

A

B25

Bc

Własne

 

 

131

 

Środki ochronne

A

B25

Bc

Projekty własne

 

 

132

 

Wypadki przy pracy

 

 

 

 

 

 

 

1320

Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo

A

B25

Bc

Dotyczy wypadków podczas pracy

 

 

 

1321

Inne wypadki

B10

B10

Bc

 

 

 

 

1322

Analiza wypadków i chorób zawodowych

A

B25

Bc

 

 

14

 

 

Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

 

 

 

 

 

 

140

 

Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego

 

 

 

 

 

 

 

1400

Zasady, formy, metody i treści szkolenia i wychowania

A

B25

Bc

Własne ustalenia

 

 

 

1401

Plany i programy nauczania

A

B25

Bc

Jak przy klasie 1400

 

 

141

 

Rekrutacja uczestników szkolenia

B2

B2

Bc

 

 

 

142

 

Pomoce szkoleniowe i naukowe

A

B25

Bc

Własne opracowania lub na własne zlecenie oraz uwagi i opinie

 

 

143

 

Dobór kadr pedagogicznych

B2

B2

Bc

 

 

 

144

 

Baza szkoleniowa własna

A

B25

Bc

Ewidencja ośrodków szkoleniowych, polityka nadzoru nad ośrodkami itp.

 

 

145

 

Ewidencja szkolonych

B50

B25

-

 

 

 

146

 

Protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki

B50

B50

-

 

 

 

147

 

Staże zawodowe, praktyki, studia podyplomowe, specjalizacja

B5

B5

-

 

 

 

148

 

Obsługa administracyjna kursów szkoleniowych

Bc

Bc

-

 

 

15

 

 

Metody pracy

 

 

 

 

 

 

150

 

Podstawowe zasady

A

B25

Bc

Ustalenia własne dotyczące normowania pracy, współzawodnictwa, wynalazczości itp.

 

 

151

 

Racjonalizacja i wynalazczość pracownicza

 

 

 

 

 

 

 

1510

Polityka w zakresie wynalazczości

A

B25

Bc

Ustalenia własne

 

 

 

1511

Tematyka wynalazczości

A

B25

Bc

Jak przy klasie 1510

 

 

 

1512

Konkursy wynalazcze

A

B25

Bc

Program i podsumowanie wyników

 

 

 

1513

Projekty racjonalizatorskie

BE10

B10

-

Zgłoszenia projektów i ich ocena, zgłoszone i opatentowane projekty zalicza się do kategorii A

 

 

 

1514

Rozpowszechnianie projektów wynalazczych

B3

B3

Bc

 

 

 

 

1515

Postępowanie patentowe

BE10

B10

Bc

Wnioski do Urzędu Patentowego oraz ewidencja świadectw Urzędu Patentowego

 

 

 

1516

Ewidencja wynalazków i wniosków

A

B25

-

 

 

 

 

1517

Wynagrodzenia za projekty wynalazcze

B5

B5

-

Wnioski, odwołania

 

16

 

 

Dyscyplina pracy

 

 

 

 

 

 

160

 

Dowody obecności w pracy

Bc

Bc

-

Listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe

 

 

161

 

Absencja

B3

B3

-

Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności - kategoria Bc

 

 

162

 

Urlopy pracownicze

B2

B2

-

Listy i karty urlopowe

 

 

163

 

Ewidencja delegacji służbowych

Bc

Bc

-

Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych - kategoria B3

 

 

164

 

Zezwolenia na prace dodatkowe

B3

B3

-

 

 

 

165

 

Analizy efektywnego czasu pracy

A

B25

-

 

 

17

 

 

Sprawy socjalno-bytowe

 

 

 

 

 

 

170

 

Podstawowe zasady

A

B25

Bc

Własne ustalenia jednostki

 

 

171

 

Mieszkania pracownicze

B5

B5

Bc

Obejmuje mieszkania zastępcze, służbowe, hotele pracownicze, spółdzielcze

 

 

172

 

Ogródki działkowe

B5

B5

-

Podania, przydziały

 

 

173

 

Dojazdy do pracy

Bc

Bc

-

 

 

 

174

 

Zaopatrzenie rzeczowe pracowników

B3

B3

-

Stołówki, bufety, deputaty, umundurowanie, posiłki regeneracyjne, zaopatrzenie reglamentowane itp.

 

 

175

 

Wczasy pracownicze

B3

B3

-

 

 

 

176

 

Opieka nad pracownikami

B2

B2

-

Opieka zdrowotna, opieka nad dziećmi, inwalidami i rencistami

 

 

177

 

Oświata i kultura pracowników

B2

B2

-

Zakładowe domy kultury, świetlice, biblioteki, imprezy kulturalne, obchody

 

 

178

 

Realizacja spraw socjalno-bytowych

 

B25

-

Analizy, sprawozdania, oceny itp.

 

18

 

 

Ubezpieczenia osobowe

 

 

 

 

 

 

180

 

Przepisy ubezpieczeniowe

B5

B5

-

Instrukcje i wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczń Społecznych i Państwowego Zakładu Ubezpieczeń i innych instytucji ubezpieczeniowych

 

 

181

 

Ubezpieczenia społeczne

B5

B5

-

 

 

 

182

 

Legitymacje ubezpieczeniowe

B5

B5

-

Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów

 

 

183

 

Dowody uprawnienia do zasiłków

B5

B5

-

Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe

 

 

184

 

Emerytury i renty

B2

B2

-

Wnioski

 

 

185

 

Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych

B10

B10

-

Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej

2

 

 

 

ŚRODKI RZECZOWE

 

 

 

 

 

20

 

 

Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi

A

B25

Bc

Własne ustalenia

 

21

 

 

Typizacja i normalizacja

 

 

 

 

 

 

210

 

Ogólne zasady typizacji

 

 

 

 

 

 

 

2100

Metodyka i programowanie typizacji

A

B25

Bc

 

 

 

 

2101

Typizacja obiektów i elementów

A

B25

Bc

 

 

 

211

 

Ogólne zasady normalizacji

A

B25

Bc

Własne ustalenia i wytyczne

 

 

212

 

Znak jakości

A

B25

Bc

 

 

 

213

 

Zbiory norm

 

 

 

 

 

 

 

2130

Normy państwowe (PN)

B5

B5

-

Kategoria A - w Polskim Komitecie Normalizacyjnym

 

 

 

2131

Normy resortowe (RN)

A

B25

-

 

 

 

 

2132

Normy branżowe (BN)

A

B25

-

 

 

 

 

2133

Normy zakładowe (ZN)

A

B25

-

 

 

 

 

2134

Normy innych resortów

B3

B3

-

 

 

 

 

2135

Normy zagraniczne

B25

B25

-

Dotyczące zakresu działania jednostki organizacyjnej. Inne - kategoria B5. Nie dotyczy Polskiego Komitetu Normalizacyjnego

 

 

 

2136

Normy międzynarodowe

B25

B25

-

Jak przy klasie 2135

 

 

 

2137

Ewidencja norm

B5

B5

-

 

 

22

 

 

Inwestycje i remonty (kapitalne)

 

 

 

 

 

 

220

 

Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontów

A

B25

Bc

Wytyczne własne, analizy potrzeb

 

 

221

 

Dokumentacja prawna i techniczna obiektów własnych

 

 

 

Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę

 

 

 

2210

Budowle typowe

BE5

B5

Bc

Dokumentacja projektowa

 

 

 

2211

Budowle nietypowe i zabytkowe

A

B25

Bc

biura projektów - kategoria A. Dotyczy również inwestorów zastępczych. U użytkownika okres przechowywania - cały okres eksploatacji obiektu

 

 

222

 

Organizacja i programowanie prac projektowych

A

B25

Bc

Własne ustalenia

 

 

223

 

Prace studialne

 

 

 

 

 

 

 

2230

Tematyka i zakresy opracowań projektów

A

B25

Bc

 

 

 

 

2231

Ekonomika inwestycji oraz wskaźniki techniczno-ekonomiczne

A

B25

Bc

Własne ustalenia. Zewnętrzne - kategoria B5

 

 

 

2232

Projekty zewnętrzne

BE5

B5

-

Projekty budowli nietypowych i zabytkowych podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu ich zachowania u inwestora

 

 

224

 

Ewidencja inwestycji

A

B25

-

 

 

 

225

 

Wykonawstwo i odbiór inwestycji

B5

B5

-

Umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac projektowych, narady autorskie itp.

 

 

226

 

Przetargi

B3

B3

-

Oferty i korespondencja merytoryczna

 

23

 

 

Administracja nieruchomości

 

 

 

 

 

 

230

 

Nabywanie i zbywanie nieruchomości

A

B25

-

Dokumentacja prawna i techniczna

 

 

231

 

Przydział i najem nieruchomości

B5

B5

-

Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu

 

 

232

 

Eksploatacja nieruchomości

B2

B2

-

Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp.

 

 

233

 

Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym

B5

B5

-

Umowy najmu itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu

 

 

234

 

Podatki i opłaty publiczne

B10

B10

-

Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych)

 

24

 

 

Gospodarka materiałowa

 

 

 

Obejmuje zaopatrzenie w maszyny, narzędzia, materiały, opakowania i inne ruchomości

 

 

240

 

Organizacja gospodarki materiałowej

A

B25

Bc

Przepisy i ustalenia własne

 

 

241

 

Zaopatrzenie

B5

B5

Bc

Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki

 

 

242

 

Magazynowanie i użytkowanie

B5

B5

Bc

Gospodarka magazynowa, dostawa do miejsc pracy, eksploatacja

 

 

243

 

Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)

B2

B2

Bc

 

 

 

244

 

Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń

B10

B10

-

 

 

 

245

 

Paszporty maszyn i urządzeń

A

B25

-

Nie dotyczy biur konstrukcyjnych i projektowych. Okres przechowywania liczy się od zniszczenia maszyny

 

 

246

 

Konserwacja i remonty środków trwałych

B3

B3

Bc

 

 

25

 

 

Źródła zaopatrzenia

B2

B2

Bc

Dostawcy krajowi, zagraniczni, dostawy z własnej produkcji. Dotyczy również zamówień publicznych

 

26

 

 

Transport i łączność

 

 

 

 

 

 

260

 

Eksploatacja własnych i obcych środków transportowych

B2

B2

-

Kolejowych, samochodowych, lotniczych, wodnych itp.

 

 

261

 

Eksploatacja środków łączności

B2

B2

-

Telefony, radiowęzły, dalekopisy, telewizja przemysłowa itp.

 

27

 

 

Gospodarka energetyczna

 

 

 

 

 

 

270

 

Ogólne zasady gospodarki energetycznej, cieplnej i paliwami

A

B25

Bc

Przepisy własne

 

 

271

 

Limitowanie paliw i energii

B3

B3

-

 

 

28

 

 

Ochrona zakładu pracy (mienia)

 

 

 

 

 

 

280

 

Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna

B2

B2

-

 

 

 

281

 

Ubezpieczenia rzeczowe

B10

B10

-

Od ognia, kradzieży itp.

 

29

 

 

Ochrona środowiska

 

 

 

 

 

 

290

 

Ochrona atmosfery

A

B25

-

Przepisy własne i analizy

 

 

291

 

Gospodarka wodno-ściekowa

A

B25

-

Jak przy klasie 290

3

 

 

 

EKONOMIKA

 

 

 

 

 

30

 

 

Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe

 

 

 

 

 

 

300

 

Systemy ekonomiczno-finansowe

A

B25

Bc

 

 

 

301

 

Systemy informacyjno- dewizowe

A

B25

Bc

 

 

 

302

 

Systemy i metody analiz

A

B25

Bc

 

 

 

303

 

Metody rachunku ekonomicznego

A

B25

Bc

 

 

 

304

 

Metody analizy wartości

A

B25

Bc

 

 

 

305

 

System ewidencji i plan kont

A

B25

-

 

 

31

 

 

Finanse, księgowość

 

 

 

 

 

 

310

 

Obrót gotówkowy

B2

B2

-

Plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy

 

 

311

 

Finansowanie i kredytowanie

 

 

 

 

 

 

 

3110

Rozliczenia z budżetem

B5

B5

Bc

 

 

 

 

3111

Finansowanie własnej jednostki

B5

B5

Bc

 

 

 

 

3112

Finansowanie jednostek podległych

B5

B5

Bc

 

 

 

 

3113

Zasady kredytowania, współpraca z bankiem

B5

B5

Bc

 

 

 

 

3114

Finansowanie inwestycji

B5

B5

Bc

 

 

32

 

 

Księgowość finansowa

 

 

 

Plany, sprawozdania i analizy finansowe - klasa 03

 

 

320

 

Dowody księgowe

B5

B5

-

 

 

 

321

 

Dokumentacja księgowa

B5

B5

-

Księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe

 

 

322

 

Rozliczenia

B5

B5

-

Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp.