|
Akty prawne Dz.U.84.41.216 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA NAUKI, SZKOLNICTWA WYŻSZEGO I
TECHNIKI z
dnia 25 lipca 1984 r. w
sprawie zasad
klasyfikowania i kwalifikowania
dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów
państwowych. (Dz. U. z dnia 31
sierpnia 1984 r.) Na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14
lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz.
173) zarządza się, co następuje: § 1. Dokumentacja, o której mowa
w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173), dzieli się na: 1) dokumentację
stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu
archiwalnego, zwaną dalej "materiałami archiwalnymi", 2) dokumentację
inną niż określona w pkt 1, nie
stanowiącą materiałów archiwalnych, zwaną dalej "dokumentacją niearchiwalną". § 2. 1. Materiały archiwalne
przechowuje się w archiwach zakładowych przez okres 25 lat; po upływie tego
okresu materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum
państwowego. 2. Termin określony w ust. 1 nie
dotyczy: 1) ksiąg
stanu cywilnego, skorowidzów do tych ksiąg, akt i innych dokumentów stanu cywilnego,
akt sądowych oraz materiałów archiwalnych, których okres przechowywania w
archiwach zakładowych określony jest odrębnymi przepisami, 2) materiałów
archiwalnych, których gromadzenie i przechowywanie powierzono właściwym
państwowym jednostkom organizacyjnym. § 3. 1. Państwowe jednostki
organizacyjne obowiązane są przekazywać do właściwego archiwum państwowego
materiały archiwalne w stanie uporządkowanym. 2. Szczegółowe zasady porządkowania
oraz tryb przekazywania materiałów archiwalnych do właściwych archiwów
państwowych określa Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. § 4. 1. W razie ustania
działalności jednostek, o których mowa w § 3 ust. 1: 1) materiały
archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, 2) dokumentację
niearchiwalną przekazuje się sukcesorowi, a w razie
jego braku - właściwemu rzeczowo organowi administracji państwowej. 2. Przepis § 3 ust. 1 stosuje się
odpowiednio. § 5. Sposób oznaczania kategorii
dokumentacji, o której mowa w § 1, ze względu na okresy jej przechowywania
określony jest w instrukcji stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia. § 6. 1. Wykazy akt, które
stanowią rzeczową klasyfikację oraz zawierają kwalifikację dokumentacji
wymienionej w § 1 ze względu na okresy jej przechowywania, określają dla
kierowanych przez siebie jednostek organizacyjnych: 1) właściwi
ministrowie (kierownicy urzędów centralnych) w porozumieniu z Naczelnym
Dyrektorem Archiwów Państwowych, 2) kierownicy
państwowych jednostek organizacyjnych w porozumieniu z dyrektorem właściwego
archiwum państwowego. 2. W uzasadnionych wypadkach właściwy
minister może ustalić wykaz akt dla podległych i nadzorowanych jednostek
organizacyjnych, w trybie określonym w ust. 1 pkt
1. 3. Przykładowy wykaz akt typowych
stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia. § 7. 1. Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu
przechowywania podanego w wykazie akt. 2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności dla
celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej
na makulaturę. 3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może nastąpić wyłącznie na podstawie
zezwolenia. § 8. 1. Zezwolenie na
brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, o którym
mowa w § 7 ust. 3, może być: 1) jednorazowe, 2) generalne
- dla określonych państwowych jednostek organizacyjnych, a także dla
określonych rodzajów dokumentacji niearchiwalnej. 2. Zezwolenia, o których mowa w ust.
1, wydaje dyrektor właściwego archiwum państwowego na wniosek kierownika
państwowej jednostki organizacyjnej. 3. Jeżeli ze względu na zasięg
terytorialny wydanie zezwolenia, o którym mowa w ust. 1 pkt
2, przekracza kompetencje dyrektora archiwum państwowego, zezwolenie takie
wydaje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. § 9. 1. Zezwolenie na
brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może być
wydane tylko wówczas, gdy materiały archiwalne gromadzone i przechowywane w
danej jednostce organizacyjnej są uporządkowane zgodnie z odpowiednimi
przepisami. 2. Naczelny Dyrektor Archiwów
Państwowych określi warunki i tryb składania wniosków dotyczących brakowania
dokumentacji niearchiwalnej. § 10. Rozporządzenie wchodzi w
życie z dniem ogłoszenia. Załącznik
nr 1 INSTRUKCJA W SPRAWIE OZNACZANIA KATEGORII
DOKUMENTACJI 1. Symbolem "A" oznacza się
kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne. 2. Symbolem "B" oznacza się
kategorie dokumentacji niearchiwalnej, z tym że: a) symbolem
"B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o
czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu
przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych
latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie
przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub
państwowej jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych; b) symbolem
"Bc" oznacza się kategorie dokumentacji
posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej
wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę; c) symbolem
"BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego
okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść
i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może
dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z
uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. 3. W
szczególnie uzasadnionych wypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany
kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 lit. a), uznając ją za
materiały archiwalne. Załącznik
nr 2 PRZYKŁADOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH Tytuły klas I i II rzędu 0. Zarządzanie. 00 Organy kolegialne 01 Organizacja 02 Akty normatywne. Pomoc prawna 03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka 04 Informatyka 05 Skargi i wnioski 06 Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa,
popularyzacja 07 Współpraca z krajowymi jednostkami
organizacyjnymi 08 Współpraca z zagranicą 09 Kontrole 1. Kadry. 10 Ogólne zasady pracy i płac 11 Zatrudnienie 12 Ewidencja osobowa 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 15 Metody pracy 16 Dyscyplina pracy 17 Sprawy socjalno-bytowe 17 Ubezpieczenia osobowe 2. Środki rzeczowe. 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami
trwałymi 21 Typizacja i normalizacja 22 Inwestycje i remonty (kapitalne) 23 Administracja nieruchomości 24 Gospodarka materiałowa 25 Źródła zaopatrzenia 26 Transport i łączność 27 Gospodarka energetyczna 28 Ochrona zakładu pracy (mienia) 29 Ochrona środowiska 3. Ekonomika 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe 31 Finanse, księgowość 32 Księgowość finansowa 33 Rozliczenia płac 34 Księgowość materiałowo-towarowa 35 Koszty i ceny 36 Fundusze specjalne 37 Inwentaryzacja
|