A A A     

O archiwum
 
Jesteśmy największym niepaństwowym przechowawcą dokumentacji osobowo-płacowej w Polsce, obecnie w naszej składnicy akt przechowujemy dokumentację ponad tysiąca jednostek z całego kraju. Przechowywane zasoby to ponad dwadzieścia tysięcy metrów bieżących akt oraz ponad milion sztuk akt osobowych. Szczegółowy wykaz przechowywanych zasobów znajdą Państwo w dziale Wykaz wykonanych usług.
 
Spełniamy wymagania stawiane podmiotom zajmującym się przechowywaniem dokumentacji (Ustawa z dnia 29 sierpnia 2002 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. (Dz. U. Nr 171, poz. 1396 z późn. zm.). Archiwum nasze jest wpisane pod nr 1 do Rejestru Przechowawców Dokumentacji Osobowej i Płacowej Wojewody Opolskiego. Ponadto jako pierwsze tego typu archiwum w kraju wdrożyliśmy system zarządzania jakoącią zgodny z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009..
 
Posiadamy duże doświadczenie nabyte w czasie naszej dotychczasowej działalności, opinie naszych dotychczasowych klientów prezentujemy w dziale Referencje.
 
Składnica akt spółki Archiwa Opolskie mieści się w miejscowości Niemodlin przy ul. Korfantego 42, w kompleksie budynków będących własnością spółki. Budynki archiwum w których mieści się składnica akt spełniają wymagania Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003r. w sprawie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 98 poz. 901 z 2003r.). Budynki te o łącznej powierzchni ponad 2 tys m2, mieszczą cześć administracyjno biurową oraz pomieszczenia magazynowe składnicy akt. Budynki zostały przystosowane do przechowywania dokumentacji i są wyposażone w niezbędną infrastrukturę:

  • Zabezpieczenia przed powodzią - budynki archiwum znajdują się na wzniesieniu, co stanowi skuteczne zabezpieczenie przed wszelkiego rodzaju powodziami i podtopieniami.
  • Zabezpieczenia przed kradzieżą - budynki wyposażone są w monitoring przy użyciu kamer video, system alarmowy oraz kraty w oknach i drzwiach, centrala alarmowa posiada funkcję automatycznego powiadamiania policji, ponadto w pobliżu - w tym samym kompleksie zabudowań mieszka dwóch naszych pracowników, których obowiązkiem jest reagowanie na wszelkie nietypowe sytuacje
  • Zabezpieczenia przed pożarem - budynki wyposażone są w centralę p-poż wraz z systemem czujników dymu, centrala posiada funkcję automatycznego powiadamiania straży pożarnej. Wszystkie pomieszczenia wyposażone są zgodnie z obowiązującymi przepisami w gaśnice i agregaty proszkowe. Ponadto raz w roku wspólnie ze strażą pożarną przeprowadzane są ćwiczenia mające na celu zapoznanie jednostek PSP z rozkładem pomieszczeń i przećwiczenie ewentualnej akcji gaśniczej. Siedziba straży pożarnej znajduje się 500 m od archiwum, co umożliwia szybkie działanie.
  • Kontrola temperatury, kontrola stopnia wilgotności powietrza - archiwum wyposażone jest w urządzenia do pomiaru temperatury i wilgotności względnej. Utrzymanie zgodnych z przepisami wartości zapewnione jest dzięki wyposażeniu w urządzenia do osuszania powietrza oraz dzięki systemowi centralnego ogrzewania.
  • System bezpieczeństwa - nasze archiwum zobowiązuje się do zachowania poufności i zapewnienia bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów - w związku z tym zatrudniamy wyłącznie stałych, sprawdzonych pracowników, zobowiązanych do zachowania tajemnicy służbowej. Stosowany system zapewnia anonimowość składowanej dokumentacji. Powierzone nam dokumenty podlegają ochronie ubezpieczeniowej. Aktualnie jesteśmy kompleksowo ubezpieczeni w Towarzystwie Ubezpieczeń i Reasekuracji WARTA na łączną kwotę 7,0 mln. PLN. Na życzenie Zleceniodawcy możliwe jest zwiększenie sumy ubezpieczenia.
 
Warunki magazynowania/przechowywania dokumentów - powierzona nam dokumentacja przechowywana jest w specjalnie do tego dostosowanych zamykanych pojemnikach kartonowych. Zapewnia to zabezpieczenie dokumentów przed pyłami i dostępem światła. Istnieje dodatkowa możliwość pieczętowania zamkniętych pojemników i zapewnienia dostępu do przechowywanych dokumentów wyłącznie osobom upoważnionym przez Zleceniodawcę. Dokumentacja przechowywana jest na stacjonarnych regałach, pojemniki z dokumentacją oznaczone są unikalnymi numerami pozwalającymi na ich szybką i niezawodną identyfikację wyłącznie na podstawie danych zapisanych w systemie informatycznym.
 
System informatyczny - stosowany system komputerowy oraz posiadane własne oprogramowanie zapewnia pełną kontrolę nad przechowywaną dokumentacją. Stosujemy własne programy i dzięki zatrudnionemu na stałe informatykowi jesteśmy w stanie dostosowywać je do potrzeb naszych Zleceniodawców. Obecnie stosowany system składa się z modułu "archiwista" zapewniającego ewidencję przechowywanych zasobów oraz umożliwiającego przeszukiwanie zasobów, wydruk protokołów zdawczo-odbiorczych, protokołów brakowania akt i spisów inwentaryzacyjnych; modułu "płace-zus" który służy do ewidencji wynagrodzeń pracowników przedsiębiorstw zlikwidowanych oraz wspomaga wydawanie niezbędnych zaświadczeń i wypisów z akt pracowniczych; modułu "obsługa" służącego do ewidencji i obsługi całego ruchu związanego z udostępnianiem przechowywanych akt i zapewnia ścisłą jego kontrolę; modułu "kontakt" wspomagającego kontakty z naszymi aktualnymi i potencjalnymi zleceniodawcami. Stosowane oprogramowanie posiada zabezpieczenia w postaci indywidualnych kodów dostępu, dostęp do danych jest ustalany indywidualnie dla każdego pracownika w zależności od powierzonych mu obowiązków; każdy nowy wpis oraz każda zmiana we wpisie już istniejącym jest zapisywana w systemie z oznaczeniem osoby, czasu oraz zakresu dokonanych zmian - zapewnia to ścisłą kontrolę obiegu danych. System zawierający dane o dokumentacji nie jest podłączony do sieci zewnętrznej, dane z systemu podlegają okresowej archiwizacji na dyskach wymiennych i są przechowywane w bezpiecznym miejscu poza budynkiem archiwum.
 
Mając na uwadze zapewnienie jak najwyższego poziomu wykonywanych usług zatrudniamy kadrę 30 stałych wykwalifikowanych pracowników - kierownikiem zespołu archiwistów jest osoba z tytułem doktora nauk w dziedzinie archiwistyki i wieloletnim stażem pracy w Archiwum Państwowym.

Stosowane procedury zapewniają przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.
 
« Cofnij

Linki

Niemodlin

Opole

Archiwum państwowe

UNESCO Archives Portal

Ellis Island
© 2001 - 2017    Archiwa Opolskie
Odwiedzono nas już 583454 razy