A A A     

Regulamin udostępniania akt:
 
  • Dokumentację niearchiwalną przechowywaną w składnicy akt oraz kopie tych materiałów udostępnia się w składnicy akt w godzinach ustalonych przez zarząd spółki.
  • Zezwolenia na korzystanie z materiałów niearchiwalnych udziela dyrektor składnicy akt na wniosek zainteresowanego urzędu, instytucji lub osoby. Osoba pragnąca uzyskać zezwolenie składa wniosek, w którym zobowiązana jest wykazać:
         a. interes prawny do korzystania z dokumentacji
         b. cel wykorzystania dokumentacji
         c. zakres potrzebnych materiałów
  • Na zgłoszeniu dyrektor składnicy akt zamieszcza decyzję o udzieleniu lub odmowie udzielenia zezwolenia na korzystanie z materiałów niearchiwalnych. W przypadku odmowy należy pisemnie o tym powiadomić zainteresowany urząd, instytucję lub osobę z podaniem krótkiego uzasadnienia.
  • Od decyzji dyrektora składnicy w sprawie odmowy udzielenia zezwolenia na korzystanie z materiałów niearchiwalnych względnie warunków korzystania z nich służy odwołanie do zarządu spółki Archiwa Opolskie.
  • Wnioski i wydane zezwolenia ewidencjonowane są w rejestrze kancelarii.
  • Po uzyskaniu zezwolenia osoby uprawnione do korzystania z materiałów niearchiwalnych - zwane dalej użytkownikami - zamawiają materiały w ramach udzielonego zezwolenia pisemnie na jeden dzień naprzód, lub nadsyłają zamówienie wcześniej pocztą, w uzasadnionych wypadkach (pilna potrzeba, przyjezdny) użytkownik może je otrzymać w dniu złożenia zamówienia.
  • Użytkownik w zasadzie może zamówić jednorazowo do 10 jednostek archiwalnych; dla przyjezdnych lub w przypadkach uzasadnionych liczba zamówionych jednostek powinna być za zgodą kierownika kancelarii zwiększona.
  • Użytkownik powinien zawiadomić kierownika kancelarii o zakończeniu korzystania z materiałów lub o przerwaniu pracy na okres dłuższy niż tydzień; w przypadku nie zgłoszenia przerwy dokumentacja zostanie odsyłana do magazynu.
  • Przerwa w korzystaniu z materiałów dłuższa niż jeden miesiąc powoduje wygaśnięcie ważności zezwolenia.
  • Użytkownik ma prawo:
         a. korzystać z inwentarzy, kartotek, spisów, skorowidzów i innych pomocy archiwalnych potrzebnych do pracy,
         b. zamawiać w kancelarii składnicy akt (na koszt własny) kserokopie materiałów w zakresie udzielonego zezwolenia.
  • Użytkownik obowiązany jest:
         a. zapoznać się z niniejszym regulaminem i stosować się do niego,
         b. zwracać materiały każdego dnia po pracy do rąk kierownika kancelarii.
  • Użytkownikowi nie wolno:
         a. zmieniać porządku w układzie wykorzystywanych materiałów, zamieszczać na nich jakichkolwiek notatek, uwag i znaków,
         b. sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach,
         c. udostępniać archiwaliów innym użytkownikom pracowni ani pozostawiać materiałów na stołach po zakończeniu pracy,
         d. przynosić do pracowni teczek i paczek,
         e. w jakikolwiek inny sposób szkodliwie oddziaływać na udostępnione materiały.
  • Nieprzestrzeganie przez użytkownika przepisów regulaminu, niestosowanie się do warunków udzielonego zezwolenia a także stwierdzenie, że użytkownik wykazuje brak przygotowania do samodzielnych badań dokumentacji może spowodować cofnięcie zezwolenia na korzystanie z materiałów.
  • Na pisemny wniosek syndyka lub likwidatora który złożył w składnicy akt dokumentację likwidowanej jednostki, kancelaria może wydać oryginały żądanej dokumentacji poza składnicę akt. Wniosek winien jednak zawierać zobowiązanie zwrotu dokumentacji po wykorzystaniu, w terminie nie późniejszym niż przed datą ukończenia postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego. Zarówno wniosek jak i protokół zdawczo odbiorczy wydanej dokumentacji podlegają zaewidencjonowaniu w rejestrze kancelarii.
  • Zgodę na wydanie dokumentacji poza składnicę akt wydaje prezes spółki Archiwa Opolskie.
  • Byłym pracownikom jednostek których dokumentacja złożona została w składnicy akt kancelaria wydaje kopie dokumentów i zaświadczenia wyłącznie na podstawie złożonego pisemnego wniosku według wzoru obowiązującego w składnicy akt.
  • Celem uzyskania dokumentów ze składnicy akt drogą korespondencyjną należy skontaktować się z kancelarią telefonicznie i podać adres pocztowy do korespondencji. Kancelaria prześle wnioskodawcy formularz wniosku, niezwłocznie po zgłoszeniu zapotrzebowania.
  • Akta osobowe oraz dane dotyczące wynagrodzeń udostępnia się wył±cznie osobom których dokumentacja dotyczy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych w celach emerytalno - rentowych, oraz organom i instytucjom w przypadkach przewidzianych prawem.
 
« Cofnij

Linki

Niemodlin

Opole

Archiwum państwowe

UNESCO Archives Portal

Ellis Island
© 2001 - 2017    Archiwa Opolskie
Odwiedzono nas już 567784 razy